이메일은 현대 사회에서 업무 소통의 기본 툴 중 하나입니다. 그럼에도 불구하고 많은 사람들이 이메일 작성법에 적절한 주의를 기울이지 않아 문제가 발생하기도 합니다. 필자는 메일을 몇 번 주고받는 것만으로도 상대방과 업무의 미래가 밝을 지, 어두울 지 예상이 되기도 합니다. 이러한 예상은 현재까지 적중 확률이 꽤 높았습니다. 그렇기 때문에 이 포스트에서는 이메일 소통 매너의 중요성과 이를 왜 배워야 하는지에 대해 다룰 것입니다.
왜 이메일 작성법에 대해 이야기하는가?
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업무에서 메일을 많이 사용한다. 대부분의 회사에서 이메일은 업무 소통의 주된 도구입니다. 효과적인 이메일 작성 능력은 생산성을 높이고 협업을 강화합니다. 단순히 채팅으로 업무를 지시하거나 지시를 받는 방법도 있긴 하지만, 이는 업무의 복잡성을 높일 수 있습니다. 간단한 문의 등은 메신저를 통해 소통하고 실제 업무는 메일로 잘 정리하여 진행하는 것을 추천합니다.
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증거를 남기기 위해서 이메일은 공식적인 기록으로 쓰일 수 있어, 어떤 상황에서 문제가 발생했을 경우 증거로 활용될 수 있습니다. 그렇게 때문에 이메일을 무작정 삭제하지 않는 것을 권장합니다. 또한 그 증거를 잘 찾기 위해서 제목과 내용을 명확히 구분하고, 애매한 단어나 키워드로 제목을 작성하는 것을 지양하세요.
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메일로 주고받은 맥락을 파악하기 위해서 이메일은 과거의 소통을 쉽게 찾아볼 수 있는 아카이브의 역할도 합니다. 상대방의 메일에 *회신하기 기능을 통해 내용을 남기세요. 추후 히스토리가 필요할 때, 이를 분석하면 현재의 상황을 더 잘 이해할 수 있습니다.
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메일만 봐도 그 사람과의 협업할 때 미래가 그려진다. 서론에도 얘기했던 것처럼 일 잘하는 사람과 그렇지 않은 사람의 차이는 종종 이메일 작성 능력에서도 드러납니다. 메일을 채팅처럼 사용하는 사람이 있습니다. 필요 없는 내용이 너무 많고 중요한 키워드로 메일을 검색해서 찾으려 해도 검색 소요 시간이 너무 많이 걸립니다. 따라서 메일을 잘 작성하고 이용하는 방법을 꼭 숙지하고 배워 놓고 습관들이도록 하세요.
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예의 있는 메일은 상대방을 기분 좋게 한다. 이성적인 업무를 하는 곳에서도 감성을 건드리면 일을 더 편하게 할 수도, 불편하게 할 수도 있습니다. 결국 인간은 감정에 휘둘리기 때문에, 첫 메일로 상대방을 기분 좋게 한다면 당신이 원하는 방향으로 만들 수 있습니다.
일 잘하는 사람의 이메일 작성법
자유스러워 보이는 메일이도 포맷이 있다.
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메일에도 일정한 포맷이 필요합니다. 이는 프로페셔널한 이미지를 유지하고, 의사소통을 명확하게 하는 데 도움이 됩니다.
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오프닝
지난번 공유주신 1분기 실적보고서는 잘 받았습니다. 이에 관련하여 리프트에 영업팀의 상반기 계약 및 실적 데이터 전달을 부탁드리겠습니다.
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연결부
전략실 검토 결과, 하반기 원재료 원가 인상과 부품수급업체와의 계약내역을 반영했을 때, 실적 데이터의 재확인이 필요하다는 의견입니다.
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핵심메시지
전달 주시는 데이터에 필요한 내용은 지난분기 월별 거래액", 매출액 및 영업이익/월별 부품 수급업체와의 계약에 따른 이익분배율/프로모션 비용
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결론
해당 내용을 반영해 하반기 실적 조정여부를 결정하려 합니다. 내일 16시까지 자료전달 부탁드리겠습니다.
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반대로 아래와 같이 양식을 정하여 자신의 전문성을 보여준다면, 상대방에게 신뢰를 줄 수 있을 것입니다.
- 하단 서명
홍길동 매니저
Hong Gil-Dong | Manager
Tel. 82 2 1234 1234
Cell. 82 10 1234 1234
Email. gd.hong@nuschool.kr
NU SCHOOL COMPANY Logo외국의 이메일 작성법 참고해보기
다양한 문화와 업계에서 어떻게 이메일을 작성하는지 살펴보면 유용한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 몇 가지 외국에서 온 내용들을 확인해보겠습니다. 글로벌 기업에서 고객에게 보내는 내용을 자세하게 보면, 패턴을 파악할 수 있습니다.
이것을 참고하여 작성을 해보는 것도 좋은 방법입니다.
인사말, 결론, 본론, 끝맺음
상대방은 굉장히 바쁜 사람일 수도 있습니다. 따라서 인사말과 결론을 먼저 제시하여 모든 내용을 읽지 않더라도 전달하는 내용을 상대방이 확실히 알 수 있게 해야 합니다. 추가로 필요한 내용을 부가 설명하는 등의 내용은 가장 앞의 내용을 이해하지 못했을 때, 유용하게 작동합니다. 이렇게 이메일에도 일정한 구조가 있어야 합니다. 이는 상대방이 이메일의 주요 내용을 빠르게 파악하는 데 도움이 되며, 이는 상대방의 시간을 아껴주는 행위이기도 합니다.
메일 작성법 정리
- 이메일 제목에 내용을 압축하라
- 수신자 지정은 명확하게 하라
- 센스 있는 첫인사로 부드러운 인상을 전달하라
- 자신의 정보를 나타낼 수 있는 서명을 포함하라
- 첨부파일을 보낼 때 본론의 내용을 간단히 작성하라
사실 이 모든 것은 상식적인 것들일 수 있습니다. 그러나 이를 체계적으로 실행하는 것이 중요합니다.
마무리
이메일을 잘 쓰는 습관은 신입 사원 교육 때부터 들여놓는 것이 중요합니다. 이메일은 단순히 정보를 전달하는 도구가 아니라, 상대방과의 관계와 협업 능력을 보여주는 중요한 수단입니다. 따라서 이메일 소통 매너에 대한 이해와 실천은 무엇보다 중요한 역량 중 하나입니다.
이제 이메일 작성에 조금 더 신경을 쓰게 될 것이라고 생각합니다. 다음에 또 다른 유용한 정보로 찾아뵙겠습니다. 감사합니다!
